Что такое 1С: Документооборот ПРОФ
1С: Документооборот 8 ПРОФ – ECM-система от 1С. Позволяет эффективно управлять корпоративной документацией и коммуникациями сотрудников. В функциях продукта: формирование, согласование, оформление и исполнение документов, безопасное хранение с быстрым доступом и поиском. Программа 1С: Документооборот ПРОФ сокращает время на обработку документации, упрощает контроль внутри предприятия.
С данной конфигурацией больше ни один счет или договор не потеряется, а работа с ней позволит постоянно иметь документы под рукой и существенно сократить время выполнения рутинных операций с бумагами.
Версии ПРОФ и КОРП
Документооборот 1С 8.3 реализуется в версиях ПРОФ и КОРП. В чем разница между версиями 1С: Документооборот КОРП и 1С: Документооборот ПРОФ? В основном в том, что в 1С: Документообороте КОРП 8 можно вести учет в обособленных подразделениях компании. Отметим также следующие различия.
-
В КОРП больше средств для оперирования документами, проектного ведения, управления бизнес-процессами, добавления нормативно-справочной документации, взаимодействия работников.
-
Есть рабочий календарь, встроенный электронный почтовый адрес и другие опции.
-
Версию продукта КОРП можно использовать для управления документацией на предприятиях с разветвленной структурой, для средних и крупных компаний с сетью филиалов. По всем перечисленным причинам 1С: Документооборот КОРП цена выше.
ПРОФ – упрощенная версия продукта Документооборот. Включает базовый набор функций и продается по более низкой цене. Решение не подойдет, если нужна обширная работа с документами. В программе нет многосторонних договоров и множественных состояний документов, штрихкодирования и сканирования с распознаванием штрихкодов, учета данных по проектам и этапов обработки документа.
В ПРОФ сокращен набор способов обработки задач, коммуникаций, проектов до необходимого минимума. В версии комплексный мониторинг процессов и исполнения заданий, разветвленные функции перенаправления, переноса, запрета, пометок задач и другие разделы. Это бюджетная лицензия, которую лучше купить для использования на малом или среднем предприятии с небольшим документооборотом.
Кому подходит программа
Программу 1С: Документооборот ПРОФ можно купить:
- для малого, среднего или крупного предприятия,
- коммерческого или государственного учреждения,
- любой сферы бизнеса.
Лицензия универсальна, ее легко настроить для учета и контроля передачи документов онлайн в соответствии с корпоративными целями и регламентами.
Возможности конфигурации 1С: Документооборот ПРОФ
-
Автоматизация всех процессов работы с договорами: создание по шаблону, подготовка, восстановление предыдущих версий, согласование, утверждение, отслеживание исполнения и возвратов, передача, хранение в рамках установленных сроков, расторжение, уничтожение.
-
Создание шаблонов документации для конкретной компании с автозаполнением.
-
Учет всей внутренней, исходящей и входящей документации и переписки.
-
Распределение документов по прикреплению к разным проектам.
-
Формирование расширенной картотеки документов с иерархией и указанием всех сведений о них: реквизитов, версий, статуса.
-
Моментальный поиск в базе данных документа по разным параметрам.
-
Автоматический запуск процессов, связанных с движением документов, с возможностью их группировки, выстраивания по приоритетности, контроля исполнения в срок.
-
Подключение всех видов электронной подписи для подтверждения и защиты документов.
-
Электронный архив документов в любом формате.
-
Возможность контролировать качество работы штата с помощью мониторинга рабочего времени и отсутствия на рабочем месте, исполнения поставленных задач, трудозатрат по формируемым системой отчетам.
-
Составление персональных и общих рабочих календарей, отслеживание календарей других пользователей.
-
Работа над проектами с установкой сроков, анализом исполнения, учетом трудозатрат и наглядным отображением результатов в диаграммах.
-
Ускорение коммуникаций внутри компании за счет коллективного доступа к документации и другим опциям (с разграничением прав).
-
Встроенная почта с автоматической сортировкой, автоответчиком и другими полезными решениями.
-
Планирование и проведение корпоративных мероприятий.
-
Синхронизация с информационными базами всех продуктов 1С: Предприятия.
-
Загрузка документов из электронной почты и посредством сканирования.
Преимущества
1С: Документооборот ПРОФ можно купить на любом этапе развития бизнеса – решение легко интегрируется в продукты 1С, которые вы уже используете.
За счет перехода в онлайн и автоматизации рутинных процессов время на операции сокращается втрое. Отпадает надобность вручную заполнять документы, не нужно личных встреч и хождений по кабинетам. Любое действие можно выполнить в пару кликов. Конфигурация позволяет ликвидировать ошибки и потери данных даже при большом объеме документации.
Решение избавляет от просрочек и зависших задач. Своевременное исполнение бизнес-процессов с документацией контролируется программой автоматически. В Документообороте онлайн формируется всеобъемлющая отчетность по нескольким направлениям, позволяющая вычислить пробелы:
-
в организации по эффективности процессов,
-
простоям в рабочем времени,
-
просроченным заданиям,
-
незакрытым и несогласованным документам,
-
прочим показателям.
Удобное, защищенное, регламентированное хранение документов с возможностью моментально найти нужную бумагу. Искать документ можно не только по названию или реквизитам, но и по содержанию. Это действует и для отсканированных документов.
Ни один файл не потеряется и не будет искажен:
-
в условиях общего доступа исключены случаи конфликта редакций,
-
всегда можно восстановить первоначальный вариант.
Прозрачность продукта позволяет четко определить, на каком этапе исполнения случаются недочеты и задержки, чтобы их устранить. На основании собранной 1С: Документооборотом аналитики по движению документации и работе команды можно оценивать сильные и слабые стороны организации и корректировать бизнес-стратегию.
Интерактивный доступ к продукту обеспечивает оперативность и согласованность всех бизнес-операций, что значимо при наличии локальных отделений компании, выездных и удаленных сотрудников.
Руководителям и сотрудникам не надо самостоятельно отслеживать движение обширного числа документов. Любой можно поставить на контроль, и механизмы продукта сами будут отображать все контролируемые бумаги в специальном окне и отправлять оповещения об изменении статуса или истекающих сроках на почту.
Продукт позволяет повысить результативность управленческих решений и увеличить прибыль не только за счет оптимизации внутренних процессов. Так, система оповещения сама напомнит о договорах, у которых заканчивается срок действия, чтобы вы могли связаться с контрагентом для их продления и не упустить клиента.
С каждой новой редакцией продукта Документооборот усилиями разработчиков, учитывающих практический ежедневный опыт работы пользователей с программой, становится более стабильным, эффективным, быстрым, простым и безопасным.
1С: Документооборот ПРОФ легко освоить с нуля: программа имеет интуитивно понятный интерфейс, систему встроенных подсказок.
Переход на 1С: Электронный документооборот ПРОФ позволяет исключить затраты предприятия на офисные канцтовары и технику, печать и почтовые отправления, мебель для хранения папок с бумагами.
